Hogeschool van Amsterdam

Declaraties externen

Medewerkers die niet in dienst zijn en studenten van de HvA die een declaratie willen indienen, kunnen onderstaand webformulier invullen. Er is ook een Engelstalig formulier beschikbaar.

Het declaratieformulier is bedoeld voor diegenen die kosten hebben gemaakt, of diensten hebben verleend aan de HvA die niet via de reguliere salarisbetaling betaald kunnen worden. Het formulier is niet bedoeld voor externen die in dienst zijn van een detacheringsbureau. Zij kunnen extra kosten die zijn gemaakt, of die zij zullen maken tijdens het werk voor de HvA, declareren bij hun eigen werkgever. Ben je een eenmansbedrijf, stuur dan een factuur.

Aandachtspunten bij het invullen van het declaratieformulier:

  • Declareren kan alleen in euro’s. Gebruik voor het omreken van vreemde valuta het volgende hulpmiddel: Valuta-omrekenen
  • Zorg dat je het juiste banktype selecteert. Als je twijfelt over IBAN, SEPA of non-SEPA, neem dan contact op met je bank.
  • Zorg dat je de originele betaalbewijzen meestuurt met het formulier. Let op: het is alleen mogelijk om pdf- of jpg-bestanden als bijlage toe te voegen.
  • Een kilometervergoeding declareren? Zorg voor een uitdraai van de ANWB Routeplanner (kortste route). Per kilometer mag je 0,19 € declareren.
  • Heb je meerdere bewijsstukken voor een kostensoort? Nummer je bonnen en neem de nummers op in de omschrijving. Maak bij meer dan drie bonnen één overzicht en voeg dat als pdf-bijlage toe. Het totaalbedrag van die kostensoort kan de budgethouder dan makkelijk controleren.

Nadat je je declaratie hebt ingediend, krijg je een ontvangstbevestiging en word je op de hoogte gehouden van de voortgang. Keurt de budgethouder de declaratie bijvoorbeeld af omdat er gegevens ontbreken? Dan ontvang je daarvan bericht met het verzoek om de declaratie opnieuw in te dienen. Als de budgethouder de declaratie goedkeurt, gaat de HvA binnen twee werkdagen over tot betaling. Ook hierover ontvang je bericht.

Gepubliceerd door  Administratief Centrum 1 mei 2020