Hogeschool van Amsterdam

Privacy Statement Studentendecanaat

Eén van de kerntaken van studentendecanen is het adviseren van studenten met persoonlijke omstandigheden. Dat kan bijvoorbeeld als er sprake is van een functiebeperking of een chronische ziekte, of als je te maken hebt met familieomstandigheden.

De informatie die je met de studentendecaan deelt wordt vertrouwelijk behandeld volgens de richtlijnen van de nieuwe privacywet: 'de Algemene Verordening Gegevensbescherming ' en de Richtlijnen van de HvA.

Hoe we deze informatie vastleggen wordt hieronder besproken.

We verzamelen gegevens die nodig zijn voor het maken van afspraken. Als je mondeling of schriftelijk contact hebt met ons, leggen we daarnaast de inhoud van het contact vast in een beveiligd digitaal systeem. Als het gaat om persoonlijke problemen, zoals ziekte of een functiebeperking dan kan het zijn dat we om een bewijsstuk vragen. Wanneer het gaat om familieomstandigheden, dan heeft het bewijsstuk vaak betrekking op een familielid.

We hebben de gegevens nodig om jou te faciliteren in jouw studievoortgang.

Ten eerste bieden we individueel advies en begeleiding. De contactverslagen die we maken in het digitale systeem zorgen ervoor dat we voort kunnen bouwen op eerdere gesprekken en je goed kunnen volgen en adviseren in je studieloopbaan.

Ten tweede geven we op basis van jouw gegevens advies aan derden over voor jou noodzakelijke voorzieningen. Bewijsstukken zijn dan nodig om persoonlijke omstandigheden vast te stellen en vervolgens een advies uit te brengen over voorzieningen. Het gaat om:

  • Financiële ondersteuning (studiefinanciering, profileringsfonds HvA, fondsen, collegegeld);
  • Toetsvoorzieningen;
  • Bindend Studieadvies;
  • Aanpassingen in het onderwijs;
  • Voorzieningen in het kader van de immigratiewet MoMi.

We beoordelen welke informatie noodzakelijk is en bewaard moet worden voor het maken een deugdelijk advies. Wil je niet dat we persoonlijke bewijsstukken van je opslaan, dan zoeken we in overleg naar een passende oplossing.

De gegevens worden bewaard in een beveiligd systeem. Alleen studentendecanen van de HvA en het secretariaat van het studentendecanaat hebben inzage in jouw dossier. Verder kunnen enkele ICT-medewerkers erbij voor technisch onderhoud. We delen deze gegevens niet met andere partijen tenzij je hier uitdrukkelijk om vraagt.

De gegevens die nodig zijn voor het maken van jouw afspraak worden niet langer dan twee jaar bewaard.

De overige gegevens bewaren we zolang je ingeschreven staat en we vernietigen de gegevens twee jaar na je afstuderen of vijf jaar nadat je je uitgeschreven hebt zonder diploma. We wijken af van de nieuwe richtlijnen van de 'Selectielijst voor de administratieve neerslag van de openbare gezagtaken en niet-publiekrechtelijke werkprocessen van Nederlandse hogescholen’ . We doen dit zodat we ook bij langdurige uitschrijving nog voorzieningen voor jou bij DUO kunnen ondersteunen.

Kijk in de AZ-lijst onder 'Privacy'.

Heb je vragen over dit privacy statement? Stuur dan een e-mail naar studentendecanaat@hva.nl

Gepubliceerd door  Studentenzaken 9 december 2019