Declaraties externen

Medewerkers die niet in dienst zijn en studenten van de HvA die een declaratie willen indienen, kunnen onderstaand webformulier invullen.

Het declaratieformulier is bedoeld voor diegenen die kosten hebben gemaakt, of diensten hebben verleend aan de HvA. Via onderstaande verwijzing is ook een Engelstalig formulier beschikbaar.

Het formulier is niet bedoeld voor externen die in dienst zijn van een detacheringsbureau. Zij kunnen extra kosten die zijn gemaakt, of die zij zullen maken tijdens het werk voor de HvA, declareren bij hun eigen werkgever. Ben je een eenmansbedrijf, stuur dan een factuur.

Heb je een dienstverband bij de HvA, dan dien je een declaratie in via het DSPM , ook als je iets declareert met terugwerkende kracht (voor aanvang van je dienstverband).

Aandachtspunten bij het invullen van het declaratieformulier

  • Declareren kan alleen in euro’s. Gebruik voor het omreken van vreemde valuta het volgende hulpmiddel: Valuta-omrekenen
  • Selecteer het juiste banktype. Als je twijfelt over IBAN, SEPA of non-SEPA, neem dan contact op met je bank.
  • Stuur de originele betaalbewijzen mee met het formulier. Let op: het is alleen mogelijk om pdf- of jpg-bestanden als bijlage toe te voegen.
  • Een kilometervergoeding declareren? Zorg voor een afdruk van de ANWB Routeplanner (kortste route). Per kilometer mag je € 0,21 declareren.
  • Heb je meerdere bewijsstukken voor een kostensoort? Nummer je bonnen en neem de nummers op in de omschrijving. Maak bij meer dan 3 bonnen één overzicht en voeg dat toe als pdf-bijlage. Het totaalbedrag van die kostensoort kan de budgethouder dan makkelijk controleren.

Nadat je je declaratie hebt ingediend, krijg je een ontvangstbevestiging en word je op de hoogte gehouden van de voortgang. Keurt de budgethouder de declaratie bijvoorbeeld af omdat er gegevens ontbreken? Dan ontvang je daarvan bericht met het verzoek om de declaratie opnieuw in te dienen. Als de budgethouder de declaratie goedkeurt, gaat de HvA binnen 2 werkdagen over tot betaling. Ook hierover ontvang je bericht.

Gepubliceerd door  Administratief Centrum 27 november 2023