Hogeschool van Amsterdam

Mailetiquette

E-mail is een belangrijk middel om te communiceren binnen de opleiding HBO-Rechten. Om efficiënt en effectief met dit middel om te gaan, gelden voor iedereen die bij HBO-Rechten studeert of werkt de onderstaande regels als e-mailetiquette.

E-mailetiquette HBO-Rechten

  1. Lees elke school- of werkdag de ingekomen e-mails.
  2. Reageer op elke e-mail – indien een reactie wordt gevraagd – binnen maximaal drie school/werkdagen.
  3. Reageer op een e-mail waarin met spoed om een reactie wordt gevraagd, binnen één school-/werkdag.
  4. Zorg ervoor dat de tekst van een e-mail eruit ziet als een brief.
  5. Gebruik ter afsluiting van de e-mail een (automatisch) onderschrift (ofwel signature).
  6. Wees in een e-mailbericht professioneel, zakelijk en vriendelijk.
  7. Houd de tekst van de e-mail kort en krachtig.
  8. Gebruik e-mail alleen als je zeker weet dat de informatie waarnaar je vraagt niet elders is te vinden en als je zeker weet dat de gevraagde informatie snel en eenvoudig is te geven per e-mail.
  9. Verstuur alleen een bericht naar een (grote) groep als dat bericht ook voor iedereen in die groep interessant is.
  10. Gebruik de subject/onderwerpregel om in één zin kort en duidelijk weer te geven waarover de e-mail gaat.
  11. Gebruik voor e-mails met berichten die betrekking hebben op de opleiding uitsluitend een HvA-account.

  • Het is veel beter om niet te e-mailen. In het e-mail verkeer mis je namelijk de non verbale communicatie (gebaren, oogcontact, kleur in je stem etc). Om je boodschap duidelijk te maken, kun je dus beter bellen of even langsgaan. Toch kan het in speciale gevallen handig zijn om te e-mailen. Als dit e-mailen gebeurt volgens de tien regels van de e-mailetiquette zal deze manier van communiceren efficiënt en effectief verlopen. Het managementteam van HBO-Rechten heeft in overleg met de docent- en studentleden van de Opleidingscommissie deze emailetiquette (met toelichting) opgesteld.
  • Als je een e-mail stuurt met een vraag is het prettig als je weet wanneer je een antwoord kunt verwachten. Daarom worden in de e-mailetiquette termijnen genoemd. Iedereen krijgt binnen maximaal drie school-/werkdagen een reactie. Heb je snel een reactie nodig? Schrijf dan in je e-mail dat je met spoed een reactie wilt. Dan krijg je binnen één school-/werkdag een antwoord. Vanzelfsprekend kun je in je e-mail ook een termijn noemen waarbinnen je reactie wilt. Sommige docenten werken parttime. Zij lezen dus niet elke dag hun e-mail. Vandaar dat in de regels niet alleen over schooldag, maar ook over werkdag wordt gesproken. Studenten dienen elke schooldag hun e-mail te lezen.
  • Zorg ervoor dat de tekst van een mailtje eruit ziet als een brief. Gebruik een aanhef die je van toepassing acht, begin met wat je wilt vertellen met een inleiding, doe je verhaal en sluit netjes af. Vergeet vooral niet om af en toe een witregel te gebruiken. 
  • Spel- en stijlfouten horen net als bij een normale brief niet thuis in een e-mail.
  • Gebruik ter afsluiting van de tekst een (automatisch) onderschrift (ofwel signature). Ben je een student, denk dan aan de volgende gegevens voor een volledig onderschrift: je volledige naam, je studentnummer, je klas en contactinformatie zoals je mobiele nummer. 
  • Schrijf je toch een e-mail? Omdat je de non-verbale communicatie mist, is het af te raden om in een e-mail je emoties mee laten spelen. Vaak word je dan verkeerd begrepen. Wees dus zakelijk. 
  • Wees vriendelijk en professioneel. Zo voorkom je dat de ontvanger geëmotioneerd reageert op jouw e-mail.
  • Als je iets van een ander gedaan wilt hebben, blijf dan netjes, zelfs als iemand zich niet aan zijn afspraken houdt en jij hem aan de gemaakte afspraak moet herinneren. Vermijd daarbij een belerende en dwingende toon. Een belerende en dwingende toon wekt namelijk veelal wrevel op bij de ontvanger. En met wrevel ben je nog verder van huis, vooral als je iets gedaan wilt hebben. 
  • Gebruik e-mailberichten voor routinezaken en voor vragen met snelle, eenvoudige antwoorden en niet voor ingewikkelde onderwerpen. 
  • Bedenk voordat je een e-mail stuurt, of je een antwoord op jouw vraag elders kunt vinden. Als bijvoorbeeld op intranet staat dat de cijfers van toetsen binnen vier weken op boom staan, is een e-mail met een vraag naar een cijfer niet nodig tenzij de vier weken zijn verstreken. 
  • Medewerkers bij HBO-Rechten ontvangen wekelijks een nieuwsbrief HBO-Rechten. In deze nieuwsbrief staat alle actuele informatie over de opleiding gebundeld. De nieuwsbrief vervangt daarmee de “mails to all”. Berichten voor de nieuwsbrief die vrijdag voor 17.00 uur bij Natascha Dolkens of Ellen Oudejans zijn ontvangen, worden op de eerstvolgende dinsdag in de nieuwsbrief geplaatst. 
  • Als je je inbox opent is het handig als je aan de titels van de e-mails kunt afleiden waarover het bericht gaat. (regel 9) E-mailen moet professioneel en zakelijk gebeuren. Daarom is het van belang dat je e-mailt met behulp van je HvA-account. E-mail dus niet met hotmail, gmail etc.

voorbeeld fout

Subject: mail

Hi heer Jansen. Wij hebben afgesproken dat uw mij concept binnen twee weken zou nakijken en mij daarover zou bellen. Het is nu al drie weken geleden en ik heb nog steeds niets van u gehoort! U komt uw afspraken niet na. U moet mij zo spoedig mogelijk bellen want anders kom ik in tijdnood (dat ben ik al). 

Jasper

 

Voorbeeld goed

Subject: Reactie Proeve van Bekwaamheid

Geachte heer Jansen. Op 11 maart jl. spraken wij elkaar over mijn beroepsproduct in het kader van de Proeve van Bekwaamheid. Over dit beroepsproduct heb ik een vraag. 

Wij hadden op 11 maart jl. afgesproken dat u mijn conceptproduct zou nakijken en mij daarover binnen twee weken zou bellen. Inmiddels zijn er twee weken verstreken en hebben we nog geen contact over mijn concept gehad. Ik houd rekening met de mogelijkheid dat ik een bericht heb gemist. 

Ik stel het op prijs als u mij (nogmaals) belt. Overigens ben ik bereid contact met u op te nemen. Als u mij uw beschikbaarheid meldt, zal ik reageren. Indien u binnen maximaal drie werkdagen reageert, komt mijn planning niet in gevaar. Voor mijn gegevens, zie hieronder. Bij voorbaat hartelijk dank. 

Met vriendelijke groet, Jasper de Wit, Studentnr. 45928 HBO-Rechten voltijd, klas 4A 0675839102

Contact

Gepubliceerd door  Faculteit Maatschappij en Recht 5 februari 2018