Hogeschool van Amsterdam

Richtlijnen mediabeleid HvA

Hier vind je richtlijnen en suggesties voor medewerkers en studenten van de Hogeschool van Amsterdam die actief zijn in de traditionele of sociale media.

Beeldvorming: professioneel en verantwoordelijk

Berichten over de HvA in de media - pers, televisie, radio, internet en sociale media - hebben invloed op het beeld dat studenten, medewerkers, studiekiezers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, bestuurders, politici en andere doelgroepen hebben van de hogeschool. Daarom gaat de HvA zorgvuldig om met haar mediacontacten.

De HvA is een betrokken, betrouwbare en ambitieuze hogeschool. Wij, medewerkers en studenten van de hogeschool, staan in het middelpunt van professionele en maatschappelijke uitwisseling van kennis, inzichten en opvattingen. De HvA moedigt iedereen aan zich actief op te stellen in de publieke en professionele dialoog. Daarbij zijn wij ons er telkens van bewust dat deze rol vraagt om een professionele, verantwoordelijke en respectvolle opstelling, waaruit blijkt dat wij evenveel respect hebben voor inzichten en opvattingen van anderen als voor die van onszelf.

Download het Mediabeleid

Tot de traditionele media worden alle media gerekend waarbij journalisten betrokken zijn: pers (dag-, week-, maand- en opiniebladen), radio, televisie, internet (nieuwswebsites). Ons UvA-HvA-weekblad Folia en de bijbehorende nieuwssite behoort dus ook tot de traditionele media.

Hoe gaat de HvA om met journalisten?

  • de HvA is een betrouwbare en professionele partner voor media;
  • journalisten worden geholpen om snel de weg naar de juiste persoon en informatie te vinden;
  • journalisten worden, ook bij moeilijke vragen, snel van correcte informatie voorzien.

Wie staat de media te woord?

HvA Persvoorlichting (centrale stafafdeling Communicatie) coördineert in principe alle inkomende en uitgaande mediacontacten namens de HvA.

Inkomend mediacontact – journalist belt:

  • Word je door een journalist benaderd over HvA-brede onderwerpen of een specifiek organisatieonderdeel? Verwijs door naar HvA Persvoorlichting .
  • Word je door een journalist benaderd over bestuurs- en/of beleidszaken van HvA die gevolgen kunnen hebben voor de reputatie van de instelling? Verwijs door naar HvA Persvoorlichting .
  • Word je door een journalist benaderd over vakinhoudelijke onderwerpen? Sta dan – als je dat tenminste wilt – zelf de journalist te woord. Stem dit wel eerst af met de communicatieadviseur binnen je eigen faculteit. De communicatieadviseur van een faculteit stelt HvA Persvoorlichting vervolgens op de hoogte.
  • Vraagt een journalist naar je mening over een bepaald onderwerp? Overweeg of je je in het publieke debat wilt mengen (je hoeft niet aan elk mediaverzoek te voldoen); overdenk je antwoord goed en benadruk dat je op persoonlijke titel spreekt. Breng HvA Persvoorlichting op de hoogte.
     

Uitgaand mediacontact – de HvA zoekt publiciteit

  • Wil je een HvA-onderwerp onder de aandacht brengen bij de media? Overleg met de communicatieadviseur binnen je faculteit. Persberichten worden altijd via HvA Persvoorlichting uitgestuurd.
  • Wil je nieuws onder de aandacht brengen waar de HvA niet leidend is, maar wel betrokken bij is (bijv. collega-instelling is penvoerder, lector werkt bij andere organisatie, financier van een onderzoek is de bron van het nieuws)? Breng HvA Persvoorlichting hiervan op de hoogte en bespreek de gang van zaken.
     

Overige verzoeken

Word je door een journalist of andere partij benaderd die de faciliteiten, locaties of gebouwen van de HvA wil gebruiken, voor een productie waar HvA niet inhoudelijk bij betrokken is? Stem dit verzoek af met HvA Persvoorlichting en de Facility Manager van de betreffende locatie. De HvA werkt alleen aan zulke verzoeken mee, als:

  • het primaire proces niet gehinderd wordt. Onderwijs gaat altijd voor;
  • daarmee geen kosten voor de HvA gemoeid zijn. Is dat wél het geval, dan worden die kosten doorberekend;
  • het oogmerk van de journalistieke productie – en de producent/afzender daarvan – niet primair commercieel is.

De HvA ziet sociale media als een uitstekend middel om in gesprek te zijn met de maatschappij, de politiek en het bedrijfsleven. Elke HvA’er is vrij in zijn doen en laten op de sociale media, maar moet zich realiseren dat hij of zij de HvA mede vertegenwoordigt. En dat brengt verantwoordelijkheid met zich mee. Er zijn verschillen tussen het gebruik van sociale media met officiële HvA-accounts of als HvA-medewerker met HvA als afzender, en het gebruik van sociale media door HvA-medewerkers op persoonlijke titel. Meer do's en dont's bij gebruik van social media via een officieel HvA-account vind je hier.  

De richtlijnen:

  • Medewerker op persoonlijke titel De HvA voert geen regie op de informatie die je zendt op persoonlijke titel. Maar zeker als je ‘HvA’ in je (twitter-)bio hebt staan, ben je ook ambassadeur van de HvA. Je vervult daardoor een rol in de communicatie van en over de HvA. En dat brengt verantwoordelijkheid met zich mee. Uiteraard ben je vrij in het uiten van je mening; wees je ervan bewust dat je mede het gezicht bepaalt van de hogeschool en hou je aan de omgangsvormen.
  • HvA als afzender De HvA is verantwoordelijk voor alle informatie die er geplaatst wordt uit naam van de HvA. Dat betekent dat de informatie, de toon, de taal en de huisstijl van een HvA-account allemaal moeten kloppen. Spreek je namens de HvA, wees je dan bewust van die verantwoordelijkheid.

LinkedIn

De HvA heeft een bedrijfspagina op LinkedIn (ong. 14.000 connecties) Binnen LinkedIn kunnen er meerdere beheerders voor een pagina worden aangesteld. Je kunt een verzoek indienen tot het mede-beheren van de LinkedIn pagina van de HvA. Hiermee kun je berichten of advertenties plaatsen en de connecties van de HvA een InMail sturen. Het verzoek tot mede-beheren van de HvA pagina komt bij de LinkedIn Admin (hoofd) beheerder van de HvA binnen, die kan dit verzoek honoreren of afwijzen. Er is een LinkedIn protocol opgesteld met verdere informatie. 

In de integriteitscode staat beschreven wat gewenst en ongewenst gedrag is. Dat geldt uiteraard ook voor sociale media. 

Crisiscommunicatie

In crisissituaties waarbij de positie of reputatie van de HvA op het spel staat, is centrale regie van de mediacontacten van het allergrootste belang. Bij een crisis treden daarom de procedures rond crisiscommunicatie in werking en gelden de daarbij behorende protocollen en procedures. Alle woordvoering en mediacontacten verlopen bij een crisis altijd via HvA Persvoorlichting . HvA Persvoorlichting stemt af met het CvB en/of het Crisisteam.

Gepubliceerd door  Afdeling Communicatie 18 februari 2016