Hogeschool van Amsterdam

Reis- en verblijfkosten dienstreizen

Als je, buiten het normale woon-werkverkeer om, voor je werk een reis moet maken en je maakt hiervoor kosten, dan kun je deze kosten declareren.

Op deze pagina:

Binnenland

Binnenlandse dienstreizen met de OV-chipkaart

Kosten van openbaar vervoer (OV) worden vergoed tot niveau 2e klasse. Geef bij declaratie van deze kosten een duidelijke specificatie en voeg originele bewijsstukken toe.

Bij het gebruik van de OV-chipkaart ben je verplicht om tijdig een overzicht af te drukken van de gemaakte transactiekosten of een aankoopbon van een reisproduct op te vragen. Het afdrukken van een transactieoverzicht is mogelijk bij de transactiebalie, een verkoopautomaat of via internet.

Overzicht via balie of automaat

Op een transactieoverzicht dat je krijgt bij een transactiebalie of uit een verkoopautomaat staan uitsluitend de laatste tien transacties. Een transactie is één type actie dat is uitgevoerd met de OV-chipkaart, zoals opladen, inchecken of uitchecken. Een reis bestaat dus uit verschillende transacties.Bij een verkoopautomaat kun je ook een bon van je saldo uitprinten of van het kaartje dat je zojuist hebt gekocht.

Overzicht via Mijn OV-chipkaart

Je kunt jouw transacties ook inzien en printen via het web: ga naar Mijn OV-chipkaart. Dit kan zowel bij gebruik van een persoonlijke als van een anonieme kaart. Hiervoor moet je wel eerst een account aanmaken en toestemming geven voor het verzamelen van transacties en het aanvullen van ontbrekende gegevens. Je kunt alleen de transacties zien die je hebt gedaan vanaf de datum dat je toestemming hebt gegeven. Als je op een bepaalde datum jouw OV-chipkaart hebt gebruikt, duurt het maximaal een week tot de transacties van die datum zichtbaar zijn, en ze zijn maximaal achttien maanden zichtbaar. Het aantal transacties dat via ‘Mijn OV-chipkaart' is te zien, is onbeperkt.

www.ov-chipkaart.nl

Zie voor declaratie van kosten van vervoer met de eigen auto de informatie onder “kilometervergoeding”.

Verblijfkosten

Dit zijn kosten voor een overnachting, ontbijt, lunch of diner en overige kosten die redelijkerwijs voortvloeien uit de aard van de dienstreis.  

Zorg ervoor dat je van alle reis- en verblijfkosten bewijsstukken met de declaratie meestuurt.

Buitenland 

Buitenlandse dienstreis

Ga je een buitenlandse dienstreis maken, informeer dan eerst bij Buitenlandse dienstreizen. Lukt het niet via de Afdeling Inkoop je buitenlandse reis te boeken en moet je de reiskosten voorschieten, dan kun je deze declareren. Vergoeding vindt plaats op dezelfde voorwaarden als bij binnenlandse dienstreizen. Ook hierbij geldt dat je van alle kosten bewijsstukken bij de declaratie moet meesturen. 

Indien hotelovernachtingen niet via de HvA kunnen worden geboekt, kan de medewerker de hotel- en overige noodzakelijke verblijfkosten declareren op basis van werkelijk gemaakte kosten met een maximumbedrag per dag zoals vermeld op de ten tijde van de reis meest recente “tarieflijst logies en overige kosten per dag” van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Gepubliceerd door  Administratief Centrum 27 september 2016