Hogeschool van Amsterdam

Declaraties en voorschotten

Kosten gemaakt voor het bijwonen of reizen naar onder meer een opleiding of congres worden (gedeeltelijk) vergoed. Informatie over de dagelijkse reiskosten van en naar het werk staat onder 'reiskosten woon-werkverkeer'.

Declaratie of voorschot medewerkers in dienst HvA

Medewerkers in dienst van de HvA kunnen een declaratie indienen of een voorschot aanvragen op onkosten met het declaratie- en voorschotformulier.

Declaratie- en voorschotformulier (xlsx)

Wat kan ik declareren?

In het 'Overzicht declarabele kosten' vind je welke kosten - met akkoord van je leidinggevende (tevens budgethouder) - voor vergoeding in aanmerking komen en welke van die kosten op basis van een declaratie vergoed worden. Meer informatie vind je in de ‘Regeling vergoeding kosten’.

Overzicht declarabele kosten (pdf)

Regeling vergoeding kosten (pdf) 

Structurele kosten als reiskosten woon-werkverkeer worden niet via een declaratie vergoed, maar via de maandelijkse salarisbetaling.

Voorschot aanvragen

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een voorschot aan te vragen op de te maken onkosten. Dit voorschot wordt verrekend met de declaratie van de onkosten die later ontvangen wordt. Deze declaratie moet uiterlijk twee maanden nadat het voorschot is ontvangen ingediend zijn.

Uitbetaling declaratie of voorschot

De salarisadministratie betaalt goedgekeurde en compleet aangeleverde declaraties of voorschotaanvragen wekelijks op vrijdag uit. De exacte data vind je in het schema hieronder.

Let op: kosten die gemaakt worden voor een HvA-fiets, een fiscale fiets, of fietsaccessoires worden samen met het salaris uitbetaald.

Betaaldata declaraties 2016

Declaraties externen (geen werkzaamheden)

Als je niet in dienst bent van de HvA kun je je declaratie indienen via het formulier Declaratie kosten externen. Je kunt dit formulier niet gebruiken om werkzaamheden te declareren. De crediteurenadministratie betaalt declaraties uit nadat ze zijn goedgekeurd door de budgethouder.

Formulier declaratie kosten externen (pdf)

Declaratie werkzaamheden niet-werknemers HvA (IB47)

Ben je niet in dienst van de HvA en heb je in opdracht werkzaamheden verricht voor de HvA dan kun je jouw declaratie indienen met het Formulier IB47, mits wordt voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de Wet op de Inkomstenbelasting. De crediteurenadministratie betaalt declaraties uit nadat ze zijn goedgekeurd door de budgethouder.

Formulier IB47 (pdf)

Gepubliceerd door  Administratief Centrum Aan deze en onderliggende pagina's kunnen geen rechten worden ontleend29 november 2016