Hogeschool van Amsterdam

CREATE-IT applied research

Blog: Wat hoorden we op Festivak 2015

4 dec 2015 14:36 | Kenniscentrum Digitale Media en Creatieve Industrie (CREATE-IT)

Op Festivak, de jaarlijkse beurs voor de evenementen branche, op 25 en 26 november in de Jaarbeurs Utrecht is het vooral elkaar weer even zien; exposanten praten bij, drinken koffie, schudden handen en kijken soms ook wat sterk lijkt vanuit verveling op hun telefoon. Men loopt rond, kijkt en luistert een enkele sessie naar een spreker op mainstage A of B of ze checken de nieuwe concurrentie op het niet goedgekeurd gebruiken van een keurmerk – ik was getuige -, ja ze houden elkaar goed in de gaten.

Per september 2015 ben ik als  hogeschool onderzoeker in opleiding werkzaam binnen het  Event Lab (een van de labs van het  Amsterdam Creative Industries Network). Met een achtergrond in internationale sportevents kijk ik deze periode met een open blik naar de gehele live event industrie. Wat is er en wat zijn de huidige thema’s waarover gediscussieerd wordt? Hoor ik nieuwe zaken?  En wie praten er? Binnen ons Event Lab doen wij onderzoek naar beleving en naast dat ik hier een observerend zelf onderzoek doe naar mijn beleving op deze vakbeurs, dompel ik mijzelf twee dagen onder bij de twee ingerichte podia voor het luisteren naar de sprekers bij Festivak om antwoorden op mijn vragen te vinden.

Veiligheid en risicomanagement veelbesproken

Je merkt al snel op als je hier op rondloopt  en wanneer je het programma van de presentaties bekijkt dat er veel aandacht is voor veiligheid en risicomanagement. Sprekers van de Vereniging Van Evenementen Makers (VVEM)  onder andere vangen de steeds groter wordende aandacht op dit tere onderwerp op door terug te blikken op de gebeurtenissen in het afgelopen jaar. Zij richten zich in hun presentaties op datgene wat  niet goed is gegaan; door het weer, door materiaal en ook door menselijk toedoen. Ook wordt uitgelegd hoe men zich hierop zou kunnen voorbereiden als organisator.

De organistoren die aanwezig zijn vandaag hebben aandacht voor de ‘lessons learned’ maar zijn ook bang voor de hoge kosten om experts in te huren voor risico analyses. En wat is de rol van de gemeente hierin? Gemeenten leggen meer verantwoordelijkheid bij de organisatoren. Verdieping in de risico’s met vragen als wat kan er allemaal gebeuren  en hoe zijn we hier tegen bestand of zouden we ons beter ergens tegen kunnen weren. De VVEM roept organisatoren op om vaker de hulp van de leveranciers te vragen bij het hanteren van wetten, regels en beleid. Een geïnterviewde tentenbouwer reageert hierop met een meer gesimplificeerde oplossing:  ‘’read the fucking manual (RTFM)!’’  

zomerstorm

 

Communicatie Technologie en Big Data toepassingen ontwikkelen zich gestaag

Niets nieuws onder de zon. Aan de exponentiële groei van big data gaat voorlopig geen einde komen. Sprekers uit de ICT hoek komen met toepassingen die zich toespitsen op de toegevoegde waarde voor organisatoren en bezoekers. Die waarde zit hem bijvoorbeeld in de hierboven genoemde behoefte voor meer controle op de veiligheid en risico’s van je evenement. Controle die je als organisator belooft te krijgen door aanwezige data te combineren met de juiste technologische oplossing en deze vervolgens in de juiste context te plaatsen. Real time acteren bijvoorbeeld op je bezoekersstromen, het visualiseren van data kan organisatoren voorzien in meer controle tijdens het evenement én als een betrouwbare, op cijfers gebaseerd rapport als handvat voor evaluatie.  Sound.nl van kick-starter CAESAR Experts is zo’n speler die zich hier op Festivak presenteert en in co-creatie met ID&T concepten gaat testen en ook samen met geïntresseerden op Eurosonic Noorderslag (januari 2016) in een hackaton prototypes gaat ontwikkelen.

Geautomatiseerd communiceren en in direct contact met je bezoeker. Met dit gegeven prediken ook de sprekers alom over het belang van data en nieuwe technologie voor de ‘customer experience’, de bezoekersbeleving. De consument zal steeds beter geïnformeerd en uitgerust zijn en iedereen is straks zijn eigen ontwerper en regisseur. Het bedrijf inBeacon, ook met een presentatie hier op Festivak, had op SAIL Amsterdam 2015 een showcase met het door hun ontwikkelde platform (geïntegreerd in de officiele SAIL app) voor iBeacon interacties met het aanwezige publiek. Hier ging nog een hoop ‘mis’ vertelt Remco Bron, founder van inBeacon, wat vooral met de plaatsing van de beacons van doen had. Zaken waar je pas achter komt als je het test in de juiste omgeving en bij een volgende keer rekening mee gehouden gaat worden vertelt de ondernemer open over deze case.

De hierboven genoemde voorbeelden zijn voor mij geen innovatieve ideeën en ik heb verder niet hele nieuwe ontwikkelingen kunnen ontdekken op Festivak. Andere thema’s die voorbij kwamen waren social media, contentmarketing, duurzaamheid, verwachte trends en voorbeeld cases van (citymarketing) events en grote live muziek- en sportevenementen. De sprekers bestonden uit adviseurs, productontwikkelaars / leveranciers en organisatoren. En oja, Emile Ratelband was er ook en deed iets met stressreductie voor de aanwezigen. Uit angst voor stress heb ik die sessie maar even overgeslagen.

Festivak 2015
festivak15

 

 

 

 

 

 

 

 

Wat betekent dit voor de bezoekersbeleving?

Waar bij mij vooral de interesse wordt gewekt is wat de combinatie van de thema’s veiligheid en technologische ontwikkelingen (kunnen) bijdragen aan de beleving van bezoekers. Welke invloed de huidige manier van organiseren voor het waarborgen van de veiligheid heeft op het gevoel van de bezoeker en of dat zal gaan veranderen. Zou het kunnen zijn dat bezoekers over 2 of 3 jaar het er niet meer voor over hebben om naar een evenement te gaan waar ze in een lange rij moeten staan omdat tassen gecontroleerd moeten worden? Begrip is alom aanwezig momenteel bij de poppodia, sportevenementen en festivals voor de lange rijen bij de security check bleek uit de inventarisatie van Michiel Rovers onlangs. Maar ik ben nieuwsgierig hoe lang dit zo blijft en of big data toepassingen gaan voorzien in een andere manier van het waarborgen van een veiligheidsgevoel. En dan zonder dat men als bezoeker en als organisator in moet leveren op lange wachtrijen, meer hekken, meer toezicht en meer ‘aanwezige’ controle.

Gaan we misschien naar meer segmentatie, kleine gemoedelijke festivals met een huiskamer sfeer, waar men elkaar ‘kent’. ‘Cocooning’ zou een trend kunnen gaan worden hoor ik ook hier. En waarin kunnen data voorzien bij het ‘optimaal beleven’ van een evenement. Welke ‘dashboards’ zijn future proof, gaan bezoekers dit wel gebruiken? We zullen dit nu en in de komende jaren samen met de organisatoren - en de bezoekers – van live evenementen blijven meten om hier uitspraken over te kunnen doen.

Met een hoofd vol interessante vragen en nieuwsgierigheid naar wat de toekomst voor de event industrie gaat zijn ga ik verder. Verrast werd ik niet op Festivak en ik denk dat als je als bezoeker aan deze vakbeurs op zoek bent naar creativiteit daar betere aangelegenheden voor te vinden zijn. Maar als logistiek verantwoordelijke voor een evenement is het zeker zinvol en kun je op Festivak efficiënt contacten leggen met leveranciers voor stands, ICT support, afval- en waterzuiveringssystemen, beeldschermen, geluid, catering, polsbandjes en noem het maar op. Op 14 januari zullen wij met de onderzoekers van het Event Lab een presentatie verzorgen aan de Nederlandse event organisaties op de  conferentie van Eurosonic / Noorderslag in Groningen. Hierbij wordt onder meer antwoord gegeven op de volgende vragen:  Hoe wordt online waarde gegenereerd binnen de muziekindustrie? Hoe kan een festivalorganisatie de ideale beleving voor de bezoeker neerzetten? Welke invloed hebben social media en de programmering op de beleving?  Hoe kan crowd control zorgen voor een optimale beleving, lange verblijfsduur en herhalingsbezoek op festivals? Hiernaast worden de thema’s aangekondigd waar het Event Lab zich in 2016 mee bezig zal gaan houden. Deze thema’s komen voort uit de inventarisatie die in 2015 heeft plaatsgevonden met event organisaties. Iedereen die in het bezit is van een conference pass is van harte welkom.

Meer informatie over het Event Lab (ACIN)

 

 

Meer lezen

Veiligheid is hier op Festivak en was ook de afgelopen maanden een veelbesproken onderwerp. Mijn collega Michiel Rovers deed vorige maand een inventarisatie op de acties die werden genomen naar aanleiding van de aanslagen in Parijs (waar onder andere poptempel Bataclan werd getroffen). Welke acties werden door concert en festival organisatoren genomen en hoe waren de reacties van de bezoekers op maatregelen? Ook schreef Michiel een blog over de zomer storm eind juli 2015. Hoe kan je als organisatie reageren op noodweer en hoe waren de reacties op social media op besluiten? Bij het lectoraat Crossmedia en het Event Lab onderzoeken we beleving. Veiligheidsmaatregelen en besluiten rondom spelende risico’s (en de communicatie hierover) zijn van invloed op de beleving van de bezoekers. Vanuit het Lectoraat Crossmedia is in de afgelopen jaren een model ontwikkeld om te verklaren uit welke variabelen festivalbeleving kan worden opgebouwd (Festivalbeleving). Meer informatie hierover is te vinden op deze pagina.

 

https://www.facebook.com/eaglesofdeathmetal/photos/a.450122771013.246874.89961546013/10153624344841014/?type=3