Hogeschool van Amsterdam

CREATE-IT applied research

Blog: Storm in festivalland, wat doe je als organisatie?

Auteur: Michiel Rovers, onderzoeker lectoraat Crossmedia

29 jul 2015 19:29 | Kenniscentrum Digitale Media en Creatieve Industrie (CREATE-IT)

Afgelopen weekend was de ergste zomerstorm in Nederland sinds het begin van de metingen. Tevens bevinden we ons in het spitsuur van de zomerfestivals. Voor elke organisatie is het een nachtmerrie om in de dagen voorafgaand aan jouw festival de weersverwachtingen steeds dramatischer te zien worden. In ons boek ‘Festivalbeleving’ uit 2012 spraken wij over het weer als een externe factor die de tevredenheid van een bezoeker kan beïnvloeden en werd in een interview gesteld dat je als organisatie slecht weer niet onder controle hebt. Met die stelling in het achterhoofd ben ik eens gaan bekijken hoe een aantal organisaties in het afgelopen weekend heeft ge(re)ageerd op het slechte weer. Daarbij heb ik geprobeerd antwoord te krijgen op de vragen: hoe kan je als organisatie reageren op noodweer? En hoe zijn over het algemeen de reacties op social media als een bepaald besluit wordt genomen?

Aflasten

Een groot deel van de organisaties besloot het festival af te lasten. Een grote stap om te nemen na vaak maanden voorbereiding.  Dit gold onder meer voor het Zomercarnaval in Rotterdam, Welcome to the Future, Live on stage,  Puur Festival, Ultrasonic, Weitjerock en het klassieke muziekfestival Wonderfeel. Het Craft festival besloot na een paar uur open te zijn geweest toch dat het te gevaarlijk werd en sloot de deuren.

Op de facebookpagina’s werden de afgelastingen aan het publiek overgebracht. Mensen reageerden in grote getalen op de berichten. Het overgrote deel van de reacties was een steunbetuiging aan de organisaties en begrip voor de reden van hun beslissing. Hiernaast worden vragen gesteld over het terugkrijgen van geld of dat het festival op een andere locatie of andere dag alsnog plaats kan vinden.

Aanpassen

Een aantal festivals besloot te wachten tot de ergste buien voorbij waren. Het terrein werd later geopend en een deel van het programma werd afgelast of omgegooid. Het Studio Stekker Festival besloot het terrein pas om 18.00 te openen. Dat bleek een goede zet, want veel festivalgangers die op andere festivals niet meer terecht konden, trokken naar Utrecht om een bezoek aan dit festival te brengen. Ook Festival de Parade in Utrecht en Festival Thuishaven openden hun deuren later. De organisatie van het Haagse Plein Open Festival had binnen een dag een binnenlocatie geregeld. Net zoals het Klamme Handjes Festival dat uiteindelijk in de Marktkantine kon worden gehouden en Lost & Sound dat naar drie clubs in Rotterdam werd verplaatst.   

Op de facebookpagina’s van de organisaties wordt over het algemeen aangegeven dat men respect heeft voor de wijze waarop de organisatie op het laatste moment een of meerdere locaties heeft kunnen regelen om het festival op een andere wijze door te kunnen laten gaan. Sommige bezoekers gaven aan het zelfs leuker te vinden op de nieuwe locatie. Er werden echter ook opmerkingen gemaakt die het gevaar van zo’n overplaatsing duidelijk maken. Zo werd er geklaagd over ruimtegebrek of dat het niet meer mogelijk was binnen te komen. Ook was de alternatieve locatie niet voor alle kaarten toegankelijk of werd er entree gevraagd.

Maatregelen tijdens het festival

Op zoek naar wat festivals moeten doen volgens de door gemeenten opgestelde calamiteitenplannen ben ik op google gaan kijken naar voorbeelden van deze plannen.  Aan de hand van de zoekopdracht ‘calamiteitenplan festivals extreme weersomstandigheden’  komt er een flink overzicht aan downloadbare calamiteitenplannen van verschillende gemeenten. Over het algemeen staan er duidelijke punten weergegeven die moeten worden ondernomen in het geval van extreem weer. Als voorbeeld hier op een rij wat in het plan van de gemeente Venray staat weergegeven:

  • De organisatie draagt er voor zorg dat zij ten alle tijden op de hoogte zijn van het meest actuele weerbeeld.
  • De organisatie draagt bij slecht weer en/of regenval zorg voor voldoende poncho’s en zet deze gereed op diverse strategische plekken op het terrein, zodat deze snel kunnen worden gedistribueerd.
  • De organisatie draagt bij extreem koud weer zorg voor de aanwezigheid van voldoende dekens en isolerende folie en zet deze gereed op diverse strategische plekken op het terrein, zodat deze snel kunnen worden gedistribueerd.
  • De organisatie draagt bij extreme hitte zorg voor voldoende gratis drinkwater en zet dit gereed op diverse strategische plekken op het terrein, zodat dit snel kan worden gedistribueerd.
  • Bij extreme hitte kunnen mensen verkoeling vinden in het water (tot aan de eerste drijflijn) en gaan de tenten zover mogelijk open.
  • Beveiligers die vaste posten bemannen en in de buurt staan van de strategische posities geven de organisatie ondersteuning bij het distribueren. Daar waar nodig wordt extra ondersteuning geleverd door Interventie Teams.
  • De veiligheidscoördinator roept de organisatie bijeen als blijkt dat, in tegenstelling tot de verwachtingen, de weersomstandigheden slechter worden waardoor de omgeving zal dienen te worden ontruimd. Bij ontruiming dienen er voldoende opvanglocaties aanwezig te zijn op het terrein.

Maar ja, er komt tijdens zo’n dag ook vooral veel improvisatie bij kijken waarbij ook andere punten aandacht vragen dan alleen bovengenoemde uit het calamiteitenplan. Een mooi voorbeeld van service die afgelopen weekend tijdens het festival kon worden geboden komt op naam van de Zwarte Cross.  Op Facebook verscheen tijdens de storm het volgende bericht: “Campinggasten let op! Is je tent gesneuveld of lek? Geen probleem man, we bieden je een overdekte en verwarmde slaapplek aan, want Backstage Roemaat wordt Hotel De Berige Knastafari!” Deze oproep haalde verschillende media en werd alom geprezen als perfecte service vanuit de organisatie.

In mijn blog wilde ik proberen antwoorden te krijgen op de vragen hoe kan je als organisatie reageren op noodweer? En hoe zijn over het algemeen de reacties op social media als een bepaald besluit wordt genomen? Aflasten wordt over het algemeen door het publiek begrepen, zeker als het wordt gedaan vanuit een veiligheidsoogpunt. Ben hierin echter duidelijk wat het inhoudt voor de reeds gekochte kaarten en hoe de bezoekers tegemoet worden gekomen. Het begrip kan namelijk alsnog veranderen in onbegrip als niet duidelijk en snel wordt gecommuniceerd. Aanpassen van de openingstijden of van de locatie is een andere optie. Hierbij is goede communicatie essentieel. Met name in het geval van een nieuwe locatie moet duidelijk worden gemaakt of er voldoende ruimte is voor alle bezoekers en of er mogelijk een aparte entree wordt gevraagd. Het is goed om als organisatie vooraf duidelijkheid hierover te scheppen en een plan B wordt gemaakt over een of meerdere alternatieve locaties. Tevens is het aan te raden om vanuit de bestaande calamiteitenplannen van gemeenten te bekijken hoe hier mooie concepten kunnen worden verzonnen die als extra service kunnen dienen naar de bezoeker. Als voorbeeld Hotel De Berige Knastafari op de Zwarte Cross voor de campinggasten wiens tent was gesneuveld. Voorbereidingen hierop kunnen leiden tot extra goede promotie voor het festival.

Organisaties kunnen dus niet het weer in de hand houden, maar kunnen wel op een sterke manier gebruik maken van de weersomstandigheden door middel van voorzieningen op het festival zelf.