Hogeschool van Amsterdam

CREATE-IT applied research

Professionalisering HvA Archief

31 okt 2013 13:27 | Kenniscentrum Digitale Media en Creatieve Industrie (CREATE-IT)

Mede op initiatief van het Lectoraat Digital Archiving & Compliance is er de afgelopen twee jaar hernieuwde aandacht gekomen voor 'archiveren' binnen de HvA. In het kader van 'good governance' neemt het belang van transparante besluitvormingsprocedures toe.

 

Dat kwam onder andere naar voren bij de Instellingstoets, maar eerder ook al bij opleidingsaccreditaties. Vastgesteld beleid dient immers vindbaar en herleidbaar te zijn. In deze context is door de Vereniging Hogescholen de Selectielijst Hogescholen opgesteld, mede geïnitieerd door Geert-Jan van Bussel, lector Digital Archiving & Compliance bij de HvA. De lector zat tevens in de commissie die deze lijst heeft samengesteld. De lijst geeft een overzicht van de verschillende processen die er zijn binnen een hogeschool en de documenten die hieruit voortkomen. Per proces is aangegeven voor hoe lang bijbehorende documenten bewaard moeten worden. Het College van Bestuur van de HvA heeft de selectielijst vastgesteld.

Het voldoen aan de Selectielijst vraagt de nodige inspanning van de HvA organisatie. Het is in het kader van beheersbaarheid verstandig om waar mogelijk gebruik te maken van gelijke ICT-systemen en gelijke processen, waarbij het uitgangspunt is dat geen nieuwe systemen worden ingezet. De uitwerking en implementatie van de selectielijst wordt in de vorm van een HvA-project 'Professionalisering HvA Archief' gerealiseerd. Projectleider is Geke van Velzen, secretaris van het CvB. Het project wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met het lectoraat Digital Archiving & Compliance. De lector heeft plaatsgenomen in de projectstuurgroep. Over het project vindt nauwe afstemming plaats met de UvA.

De eerste fase van het project zal bestaan uit het schrijven van een visie op en beleidsvoorstel voor de archive­ring in de HvA, waarvoor een extern adviesbureau met expertise op dit gebied is geworven. Hierin zal bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor wie wat bewaart worden vastgelegd, welke documenten precies gearchi­veerd moeten worden en de plaats van archivering. Ook zal in dit beleid worden voorgesteld hoe monitoring op archivering kan worden ingericht en wordt een voorstel gedaan voor HvA-brede ICT-systemen ter ondersteuning van dit proces. Na vaststelling door het College van het ontwikkelde archiefbeleid zal de volgende fase van het project er uit bestaan dit te implementeren. Na een zorgvuldige procedure, in samenspraak met de lector Digital archiving and Compliance van de HvA, is het externe bedrijf Becis (Amsterdam) geselecteerd voor het uitvoeren van de eerste fase van het project. Deze fase bestaat uit een quickscan van de wijze van archiveren binnen de HvA en het op basis hiervan schrijven van een plan van aanpak voor de implementatie van de Selectielijst Hogescholen. De werkzaamheden zijn op 2 oktober formeel gestart.